データはテーブルから直接入力することもできますが、クエリーとフォームを使えば、いろんな入力の仕方ができるので便利です。
通常、直接テーブルを扱うのは開発者だけで、ユーザーにはフォームを使ってもらいます。そのほうが管理しやすく、安全にデータを扱えるからです。
【1】Base を起動して、「test.odb」を開き、フォームを表示します。
【2】「ウィザードを使用してフォームを作成」をクリックします。
【3】フォームウィザードが開始しました。
【4】「テーブルまたはクエリー」で、「Q01Prefecture」を選択します。
【5】「>>」ボタンをクリックします。
【6】全てのフィールドが右側へ選択されたら、「次へ」ボタンをクリックします。
【7】サブフォームの設定では、そのまま「次へ」ボタンをクリックします。
*サブフォームは、伝票と明細の関係のような、フォームの中にフォームを組み込みたいときに使います。
【8】メインフォームの整列でデータ表を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。
*都道府県はフィールドが2つしかないので、表がわかりやすいです。しかし顧客マスターのように、フィールド数が多い場合は、1レコードごとに表示する単票のような形式が便利です。
【9】データエントリの設定では、そのまま「次へ」ボタンをクリックします。
*データをどのように扱えるか設定できます。
【10】好きなスタイルを選択して、「次へ」ボタンをクリックします。
【11】フォーム名に「F01PrefectureASC」と入力し、「完了」ボタンをクリックします。
*ASCは昇順という意味です。
【12】フォームが表示されました。
*フォームのレイアウトは後で編集できます。
【13】確認したら、フォームを閉じてください。
【14】データベースファイルウィンドウに、作成したフォームが表示されています。
【15】同様の手順で、フォーム「F02PrefectureDesc」、「F03PrefFilter36-39」を作成してください。
・F02PrefectureDesc
・F03PrefFilter36-39
F03PrefFilter36-39 は四国しか表示しません。「99 ハワイ」のようにデータを新規入力することはできますが、フォームを再度開いたときには表示されなくなります。
あまり意味はないようですが、特定のレコードだけを表示して、データを入力する例だと考えてください。
【解説】
フォームはデータを入力するためのものです。今回の例では、どのフォームを使っても、最終的にクエリーを通じて、テーブル T01Prefecture に保存されます。
いろんな形式のフォームを作ることで、入力パターンを変えることができます。
例えば
・新人にはデータの入力のみ可能にする
・最新の10件だけ表示した状態で入力する
ということが簡単にできます。部署や使う人によって、フォームを変えると便利です。
またボタンを配置して、クリックした時に、プログラムで処理を行なうような場合もフォームを使います。